Reisekostenabrechnung: Berufliche Reisen richtig abrechnen

Arbeitnehmer, die im Auftrag ihres Unternehmens reisen, sollten alle Belege für die anfallenden Kosten gut aufbewahren. Diese Nachweise sind nötig, um die Kosten für eine solche berufliche Reise beim Arbeitgeber oder dem Finanzamt richtig abrechnen zu können.

Abrechnung vorher vereinbaren

Bevor der Arbeitnehmer die Reise beginnt, sollte er sich bei seinem Arbeitgeber informieren, ob er die Kosten übernimmt und in welcher Form die Abrechnung erfolgen soll. Oft gibt es genaue Richtlinien dafür und sogar einheitliche Formulare. Zu den Reisekosten zählen die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, der Mehraufwand für die Verpflegung sowie sonstige Kosten. Eine Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei, eine Pflicht gibt es allerdings nicht. Wird kein Geld erstattet, dann können die Kosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden. Es gibt also Vieles zu beachten und man benötigt zahlreiche Informationen um Reisekosten richtig abzurechnen.

Fahrtkosten und Übernachtungskosten

Fahrtkosten können beispielsweise durch Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln entstehen. Diese werden in vollem Maße erstattet. Wird für die Fahrt der eigene PKW genutzt, wird häufig auf der Grundlage der Fahrtstrecke mit einer Kilometerpauschale abgerechnet. Auch Fahrtzusatzkosten, also etwa die Parkgebühren, werden dabei berücksichtigt. Erstattungsfähig sind auch die Kosten für eine Übernachtung, wenn sie wirklich entstanden sind. Es sind entsprechende Nachweise, wie der Kilometerstand und die Abrechnung Hotels oder der Pension, aufzubewahren und beim Arbeitgeber vorzulegen.

Verpflegungsaufwand und sonstige Kosten

Muss der Arbeitnehmer auswärtige Mahlzeiten einnehmen, so sind diese in der Regel teurer, als ein Essen zu Hause. Dieser Verpflegungsmehraufwand auf einer Reise wird jedoch nur innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschale erstattet. Diese richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der eigenen Wohnung. Damit werden alle Tagesmahlzeiten abgegolten, auch das im Hotel angebotene Frühstück wird angerechnet. Auch hier ist es wichtig, entsprechende Nachweise für die Kosten vorlegen zu können, also etwa die Restaurantrechnung.

Sonstige Kosten sind beispielsweise die Kosten für einen Unfall, der sich während der Dienstreise ereignet oder auch Bewirtungskosten bei der Einladung eines Geschäftspartners. Solche Kosten sind jeweils separat mit dem Arbeitgeber abzuklären, da deren Auftreten individuell ist und in unterschiedlichen Höhen ausfallen kann.